広報活動は中小企業にこそ必要①中小企業に広報が必要な理由

中小企業の新規開拓の中で、なおざりにされていることが多い広報活動。なおざりにされているか理由は「やる理由が分からない」「やりたくてもどうやってやればいいか分からない」。しかし実は新規開拓において、とても重要です。このシリーズ記事では、その中小企業における広報活動にスポットをあてて、記述していきます。

 

そもそも広報活動って何？

では早速質問です。あなたは「広報」の目的・取組みは分かりますか？

広報とは、企業でなく行政や各種団体の活動内容や商品などの情報発信を行う業務、またはその担当者や部署。広告と混同されることがあるが、広告が新聞や雑誌、テレビなどの広告枠を買って商品や企業の宣伝を行うことであるのに対し、広報とは情報を受発信することで、新聞や雑誌などの媒体に記事として取り上げてもらったり、従業員や株主、消費者などに活動内容などを理解してもらうことを含む。※引用：Wikipedia

もともと広報は、「Public Relations」の日本語訳で、略してPRとも言われます。直訳すると「社会の人々との関係」ですが、ここで言う「関係」とは「いい関係＝信頼関係」という意味です。つまり広報とは企業・団体が事業や商品について、「社会の人々に理解してもらい」「信頼関係を築き」「最終的にファンになってもらう」ためのコミュニケーション活動です。

 

広報の仕事

企業広報には大きく分けて、「社外広報」と「社内広報」があります。

社外広報

社外広報の主な仕事は、新聞・雑誌の記事やTV番組を活用し、自社の活動を露出・PRすることです。企業広報の仕事のメインはこの社外広報です。取材時は自社の活動が的確に伝わるように、メディアと取材対応者の橋渡しを行います。その他にもプレスリリースの作成、メディアリレーション、クレームや不測事態の謝罪（よくニュースで企業が謝罪をしているあれです）なども、重要な社外広報の仕事です。

社内広報

社外広報が社外に向けて活動するのに対し、社内広報は社内に向けて自社の活動を共有し、社員に自社の仕事に対する誇りややる気をを高める活動です。主な社内広報の仕事は、社内に経営陣の経営方針や各部署の活動状況、メディアに取り上げられた記事…etcを共有することです。

上記のように、広報は社外のメディア関係者とも関係性を構築する必要がありますが、社内に精通しておかなければならないので、社内の各部署と関係性を作り、密に連携をとる必要があります。

 

広報と広告の違い

では2つ目の質問です。あなたは「広報」と「広告」の違いについて、分かりますか？

広告は「お金で枠を購入し、メディアに掲載」するのに対し、広報は「取り上げる価値があるとメディアが判断した情報をメディアに掲載」します。当然、広告の場合は、広告主（自社）の意図の通りに露出できる点がメリットですが、広報の場合、第3者であるメディアの判断で、メディア掲載されるかどうかが決定されるので、掲載された情報の信頼度は、広告に比べ圧倒的に高いです。つまり、広報の方が同じ露出があった場合、自社の活動、商材・サービスに対する社外や社員の評価はおのずと高くなり、認知度や信頼度が高まり、結果的に広告以上の販売効果になることも多いです。

 

中小企業に広報が必要な理由

中小企業は新規開拓をする際に、まず自社の事、さらには自社の商材・サービス自体を社会から認知されていないところからスタートしているので、大企業に比べ、そもそもが不利です。しかし、費用をかけようと思っても予算に限りがあって、広告費に大きく費用を割けれませんよね？

そこで広報活動です。広報活動は費用をかけずに認知度・信頼度の向上と販売効果をもたらします。大企業のように広告費に費用を割けれるのであればいいですが、中小企業はそもそも広告費に多くの予算を割けれません。中小企業では広報活動を行っていない企業が大半ですが、実は広報をうまく活用できれば、大きな効果を発揮する新規開拓の手段でもあるのです。

 

中小企業における優秀な広報マンとは？

これまで中小企業における広報の必要性を記述してきましたが、ではどんな方が優秀な広報マンなのでしょうか？

ただ一言、優秀な広報マンといっても、大企業の広報の仕方と中小企業の広報の仕方は大きく違います。中小企業における優秀な広報マンの適性は下記です。

• 社会的ニーズを把握する能力
• 自社のサービス・制度を客観的に捉える能力
• プレスリリースを作る能力
• メディアリレーション能力

それでは各適性について、解説していきます。

 

社会的ニーズを把握する能力

まず新聞記者や雑誌の編集者・TV局のディレクターなどのメディアの方は、社会的背景に関連付けて報道や記事にするネタを探しています。例えば「ダイエットブーム」であれば「ダイエット」に関連するような商材・サービスに敏感になります。つまり、広報マンはメディアが注目する社会的ニーズを常に注視し、世の中では今、何が注目をされているのかを把握しておく必要があります。

 

自社のサービス・制度を客観的に捉える能力

社会的ニーズを把握したら、次に自社の持っているリソース（商材・サービス・制度等）が、世の中で注目をされている事柄に関連づけれないか、社内を見渡す必要があります。中小企業の広報マンでよくありがちなのが、会社で起こっていることをすべて把握できておらず、実は社会的ニーズのあることをやっているにもかかわらず、メディアに発信しきれなかったといったケースです。また自社のサービスの見方が凝り固まりすぎていて、違う切り口や側面でサービスを見てみると、実は社会的ニーズに合致している場合があるけど、拾い切れていないケースです。そういった時は社内の様々な立場・部署の人と交流することで、自分では思いつかなかった新たな切り口が生まれたりするので、困った時は一人で考えず、積極的に社内コミュニケーションをとってみましょう。

プレスリリースを作る能力

社会的ニーズと自社のネタが合致したら、次はメディアに向けて発信をしていきます。俗にいう「メディアリレーション」です。しかし、メディアリレーションをする前にメディアの方に説明するための資料が必要です。それが「プレスリリース」です。大企業であれば、社名だけで興味を示してくれるメディアもいますが、中小企業だとそれなりのインパクトがないと、興味を示してもらえません。詳しくはまた次回以降に記述しますが、メディアの方は1日に膨大な量のプレスリリースを見るので、簡潔でわかりやすいプレスリリースを書く必要があります。1枚で収まるなら、なお良しです。

 

メディアリレーション能力

メディアリレーションの準備が整ったら、実行です。しかし中小企業であるがゆえ、プレスリリース同様、大企業のように社名で判断して、話を聞いてくれるわけではありません。

まずはいかに作成したプレスリリースに興味を持っているメディアの担当者を探し出さなくてはいけません（その探し出す方法も次回以降に記述します）。自社のプレスリリースに興味を持った担当者を探し出しアポイントが取れたら、取材をしてもらえるようにその興味をさらに煽るようにしなくてはなりません。しかし気をつけなくてはならないのは、営業活動だと話を少し誇張する時も必要ですが、広報では事実に基づいて数値などを正確に話を展開する必要があります。メディアは事実を正確に伝えることを意識しているので、「とても」「なんとなく」「すごい」といった曖昧な言葉を使うよりも数値で示すことによって、メディアも記事にしやすくなります。

 

記事のまとめ

この記事では中小企業の新規開拓営業の側面から広報活動について記述してきました。

中小企業では広報活動を全く行っていない企業が大半ですが、実はうまく広報を活用できれば、大きな効果を発揮する新規開拓の手段でもあるのです。まだ広報活動を行っていない中小企業は、このシリーズ記事をきっかけに御社の広報活動を考えるきっかけになれば幸いです！