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営業マネージャーの仕事と役割⑥ 計画実行

前回までは、単年の取り組みとして目標設定・目標共有・計画立案まで行ってきました。

いよいよここからは、設定された目標を達成するために、立てた計画を実行していく段階になります。

しかし、ある目標を掲げた組織や個人が目標達成できない原因がここにも潜んでいます。計画実行も目標達成において、非常に大切なプロセスです。
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1.計画実行を阻む3つの要素

1つ先の話となってしまいますが、計画を立案し、計画を実行した後には進捗管理というフェーズが待っています。

進捗管理でその時に出ている結果を確認すると、「目指していた結果は出ていません」ということが多くあります。さらに、なぜ目指していた結果が出ていないのかを確認すると、「そもそも予定していた行動ができていません」という答えがとても多く返ってきます。

資料を作れていません、電話できていません、訪問できていません・・・目標を設定・共有し、計画も綿密に立てたにも関わらずなぜこのようなことがこれほどまでに多く起こるのでしょうか?

そこには、担当者がやる気がないからではなく、やはり実行できない明確な原因が存在しています。

 

1-1.クレーム対応などの顧客要素

計画実行を阻む1つめの要素は「顧客要素」です。顧客は現在進行形でサービス提供を行い、売上やキャッシュインの源泉となる相手ですので、顧客からの要望は必然的に優先順位が高くなります。

さらに、顧客からの要望は計画されているものに限りません。クレーム対応、突発的な発注、急な打ち合わせ依頼、こういったものには優先順位を高くして対応せざるを得ない状況が多くあります。

これを極力防ぐ方法は後述になりますが、こういったものも受け入れながら計画実行をしていく必要があります。また、この要素があまりにも多く目標達成に対する計画実行を大きく阻害するようであれば、顧客からの突然の連絡やクレーム対応を減少させる、ということを課題解決として取り組む必要もあります。

 

1-2.メンバーの退職や配置転換などの人事要素

2つめの要素は「人事要素」です。最も分かりやすいのはメンバーの退職や欠勤による業務の穴埋めです。

同僚が退職したために、その引き継ぎと納品作業を代わりに行わなければならなかった。施工部隊の1人が欠勤したために、現場に出向いて調整をしなければいけなかった、部下から退職をしたいとの相談があり、その話を急遽聞かなければいけなかった、などなどです。

人事の問題も優先順位を高くせざるを得ないことが多くあります。前項と同様にこれがあまりにも多いようであれば、それそのものを課題解決事項とする必要もありますが、こちらもある程度は受け入れて実行をしていくしかありません。

 

1-3.上司や同僚からの急な依頼などの業務要素

以外とやっかいなのが、この「業務要素」と位置付けているものです。前述の2つは、計画実行を阻む要素、計画実行の時間を奪ってくる要素は「顧客」と「人事」で、これはある程度は仕方ない面もあり、一定量は許容して進んでいくしかありません。

しかし、この「業務要素」というものは、計画実行のための時間を奪ってくるものが、本来目標達成や計画実行を共に目指すはずの上司や同僚だというものです。

この書類の作成を明日までにお願いできないか、このお客様を引き継ぎたいから一緒に来てくれないか、この仕事が終わらないから手伝ってくれないか・・・

普段から上司や同僚にも気を配り、面倒な仕事を積極的に引き受け、自分にあまり関係のない業務でも手伝うような周りから人望も厚く頼られる人ほど、あるいは今後や将来が期待される人ほど、また単純に断らないから頼みやすいという人ほど、このような依頼が多くなります。

 

多くの人は、人から頼られると嬉しいものです。困っている同僚や他の仕事で手一杯の上司を助けてあげたいという思いは、本来はとても素晴らしいものであり、自らのスキルアップのためにも社内の人間関係を円滑にするためにも積極的に受けていくべきであるとも言えます。

しかし、それによって自らの計画実行に必要な時間までも削ってしまうことは、絶対にあってはなりません。これを防ぐための方法も後述しますが、本人が気を付けると共に上司や同僚の目標共有や計画共有、当人のスケジュール把握を行う必要もあります。本人の計画実行を阻んでいる要素がその直属の上司である、ということは絶対に避けなければいけないのですが、現実には起きてしまっている現象でもあります。

 

1-4.進捗管理に進む「最低条件」

計画実行の後には「進捗管理」という段階があります。しかし、進捗管理に進むための「最低条件」というものがあります。

その「最低条件」とは、「行動はしたけど結果が出なかった」です。

そもそも行動すらしてない状態で進捗管理に進むとどうなるか・・・?多くの場合は、「とりあえず、やることやろうね」で終わりです。行動がなければ、進捗管理のプロセスに進めません。

 

2.計画実行力を高める方法

前項では、計画実行を阻む要素を見てきました。では、このようなことを防ぐために、計画実行力を高めるためにどのような方法があるのでしょうか?

 

2-1.適切な目標設定と計画立案

営業マネージャーの役割の③ならびに⑤の内容となりますが、計画を実行するための大前提として、適切な目標設定と計画立案が必要です。

適切な目標設定がされなければ人は前に進めず、実行可能性の低い計画(過度なフロントヘビー計画)などは人の実行意欲やパフォーマンスを奪います。

逆に言うと、多くの組織や個人が計画実行できていない原因が計画実行段階には無く、不適切な目標設定や実行可能性のない計画立案にあることも多くあります。

 

2-2.目標共有と計画共有による目標達成意識向上

適切な目標設定や計画立案ができていたとしても、それが共有されていなかったり、合意が取れていなければ計画実行を十分にできる状態にあるとは言えません。

営業マネージャーの役割の④ならびに⑤の内容になりますが、計画実行ができない原因が、目標共有不足、計画共有不足に見られるケースも数多く存在しています。

 

2-3.行動目標立案による行動の明確化

計画実行をしっかりと行うことは、行動目標の立案とも大きく関係しています。行動目標の立案は営業マネージャーの仕事と役割③の目標設定に記載をしていますが、行動目標の立案は目標設定であるとともに、計画立案の一部であるという見方もできます。

結果目標を達成するための行動は何をするべきなのか、行動目標が明確であれば計画実行の可能性は高まります。

 

2-4.自分との約束の時間を確保するスケジュール管理術

前述の計画実行を阻む3つの要素を防ぐ方法として、「自分との約束の時間を確保するスケジュール管理術」があります。

例えば、あなたは明日の13時から14時はお客様との打ち合わせが入っていたとします。そのような時にあなたの上司から「明日の13時から得意先との打ち合わせが急遽入ってしまって、一緒に来てくれないか?」と言われたとします。あなたならどうするでしょうか?

通常考えられる対応は下記の2つのどちらかです。

・既に別のお客様との打ち合わせが入っているため、どちらを優先すればよいか上司と相談するか、もしくは対応が難しいと上司に伝える

・上司の依頼を優先し、もともと明日の13時から打ち合わせが入っていたお客様に連絡し日時変更を依頼する

これは、その時の状況やお客様との打ち合わせ内容、関係性などによって都度どちらかが選択されます。

 

では、このような場合はどうでしょうか?

明日の13時から14時はあなたは予定表に何も記載されていません。しかし、その時間は計画でも記載されている新規顧客開拓のための電話営業をする時間として想定をしていた時間です。そのような時に同じようにあなたの上司から「明日の13時から得意先との打ち合わせが急遽入ってしまって、一緒に来てくれないか?」と言われたとします。

 

あなたは自分の予定表を見ても何も書いていないためこの上司の要請を承諾します。この承諾そのものは良いのですが、ここで問題となるのが、もともとこの時間は計画実行のための電話営業をする時間でした。その電話営業をする時間はどこに行ってしまうのでしょうか?

多くの場合、この電話営業の時間はそのままどこかに消えて無くなってしまいます。そして、翌週の営業進捗会議で「先週は電話営業はできていません」という結果報告となります。前述の計画実行を阻む要素の3つめの「業務要素」が見事に完成してしまうのです。

計画実行を阻害することは上司も本人も望んでいません。

そのような誰もが望まないことが、どうしてこうも簡単に起きてしまうのか?これを防ぐためにはどうすればいいのでしょうか?

この答えが「自分との約束の時間をスケジュールの中に確保する」です。

 

明日の13時から14時は、「計画実行のための電話営業をする時間」とスケジュール表に記入するのです。お客様との打ち合わせや社内会議は必ずスケジュール表に記載されます。つまり、他人との約束は必ずスケジュール表に記載されます。それと同じように、自分との約束もスケジュール表に記載するのです。

 

明日の13時から14時は電話営業の時間と記載がされている状態で、先ほどの上司からの要請があった場合はどうでしょうか?

・明日の13時からは電話営業の時間としていたことを伝え、得意先の同行とどちらを優先するか上司と相談する、もしくは電話営業を優先したいことを伝える。

・上司の要請を優先し、電話営業の時間を別の日時に移動する。

 

自分との約束も他人との約束と同様に扱えば、そのスケジュールが知らないうちに消えて無くなることはありません。これにより、計画実行のための自分との約束の時間を守り、行動ができなかったということを最大限防ぐことができます。

 

2-5.実行力を高めるための時間短縮技術

チャレンジングな目標設定を行い、それを達成するための課題解決を伴った計画を実行しようとすると、多くの人が「時間が無い」ということを言い出すことになります。しかし、多くの成果を出している人も、時間が無いと言って望む成果を出すことができない人も、どちらも1日は24時間であり、1年は365日であることに変わりはありません。

ここでは、実行力を高めるための時間短縮技術を紹介します。同じ時間でより多くのことを実行することができれば、今よりも成果をあげることができ、目標達成できる確率を高めることができます。

 

2-5-1.スケジュール管理・ToDo管理の精度向上、時間の使い方による時間短縮

  • 自分との約束もスケジュールに記入する

2-4で紹介記載した内容です。自分との約束を見失うことは、大きな時間のロスにも繋がります。

 

  • 時間がかかる大きなタスクは分解してスケジュールに入れる

完了するのに5時間や10時間かかるような大きなタスクは、1度にその時間を自分との約束でスケジュールに確保することが困難です。いつにやろうかと考えているうちに日が経ち、気づいたら期限に間に合わなくなっていた、ということになると大きな時間をロスすることになります。時間のかかる大きなタスクはいくつかに分解してスケジュールに入れることにより解決できます。

 

  • タスクの時間予測の訓練を行う

自分との約束をスケジュールに入れることを行うためには、そのタスクが入ってきたときにどれだけの時間がかかるものなのかをある程度正確に予測ができるようになる必要があります。「タスクが入る→時間予測→スケジュール化するかToDoで終わらせるかの判断」これを常に繰り返し、タスクを完了するまでの時間予測を正確に行うことができるよう訓練していきます。

 

  • ToDo管理ツールは親を決め、他のツールは付属物とする

ToDo管理(タスクの管理)を複数のツールを並行して使う人がいます。手帳・付箋・ノート・メモ帳・スマホのメモ機能などなど。しかし、ToDo管理ツールの複数化は抜け漏れの始まりです。ただ仕事をしている場面もいろいろあるため、何かのタスクが入ってきたときにいつも1つのツールに書き込めるわけではありません。

ToDo管理ツールの原則は1つのツールを親として決め、他のツールはその付属物とすることです。付属物への記載(例えば付箋など)は一時的なものにとどめ、親としているツール(例えば手帳など)に書き写したらその付箋は捨てるようにします。これを行うことにより、複数のツールの並行使用による抜け漏れを無くすことができます。

 

  • 自分へのメールを有効活用する

考えたこと、思いついたアイディア、気づいたことを頭に浮かんだその時に何かに記録することが大切です。その時に有効となるのが、自分のアドレスへのメール送信です(自分自身のLINEやFacebookメッセンジャーへの投稿でもOKです)。人は1度忘れたことを思い出すことに大きな時間を必要とし、そして頭に浮かんだことをずっと覚えていることもできません。

しかし、ある記録を見るとそれに関連する事柄を一度に思い出すことができるように人間の脳はできています。言い方を変えると、思いついた時に記録をすることは、その事柄を忘れていてもよいと言うこともできます。メールなどの記録を活用することにより多くのことを同時に処理することができ、大きな時間短縮になります。

 

  • 同じ類のことをまとめてスケジュールに入れる

見積もり作成が3件あるなら、見積もり作成を3件まとめて行うことが、それぞれを単独で行うよりも時間短縮になります。頭や体がその仕事を行うことに慣れていたり、同じ作業を繰り返す必要がなくなる(見積もり作成ソフトを起動させる 等)ため、それぞれ単独で行うよりも速く行うことができます。

 

  • 誰かに依頼をしたタスクの進捗管理を自らのタスクにも入れる

誰かに依頼をしたタスクを、その人が忘れて期限通りになされないことは大きな時間のロスを生みます。直接的に悪いのはそのタスクの実行を忘れた人なのですが、そのタスクの依頼者はそれ以上に影響を受けることがあります。期限通りにできないことをお客様に謝罪するなどということが発生してしまうと、大きな時間のロスになります。

誰かに依頼をしたタスクの進捗管理をする、というタスクを自らに設定することにより、そのタスクは依頼をした人だけではなく自らのタスクとして持つことができます。

 

  • 歩いている間や移動中に考える。パソコンに取り掛かったら作業する

時間短縮の1つの考え方として、考えることと作業の分離があります。人はどのような仕事を行う場合でも、まずそれをどのように行うかを考えて、そしてそれを実際に実行するというプロセスを踏みます。よって、何かの仕事を行う場合、考えることは歩いている間や移動中に行うことで、パソコン等を使って実行する時は考えることが終わっているため作業のみにすることができ、大きな時間短縮に繋がります。

 

  • 夜ではなく朝にやる

夜よりも朝に仕事を行うことにより、多くの人は能率が向上します。

 

  • ついでに行う、一緒に行う、1つのことをした時に、2つ3つのことが同時になされるようにする

Aというお客様と3つの要件があるのであれば、1つ1つ話すのではなく3つの要件を同時に話す。ある場所に営業に行くのであれば、同時に周辺にあるお客様にも顔を出してくる。逆に単独の用事しかないのであれば、何か他に同時にできることがないかを探す、このような取り組みは大きな時間短縮になります。

 

  • タスクが入った時にスケジュール組みと他の人への依頼を行う

あるタスクが入った時にそれを処理する場合、時間をおかずに自分とのスケジュール組みや他の人への依頼を行うことが最も時間をロスしない方法です。ホールドすればするほど思い出すことが多くなり、時間を使うことになります。

 

  • 自ら考えなければいけないことと聞いてよいことを明確にする

管理者や担当者には、自ら考えなければいけない仕事が発生しますが、考える必要がなく誰かに聞けばすぐに解決できるものを考えなければいけないものとして持ってしまい、時間を浪費することがあります。この部分は自ら考える、この部分は上司や社内の誰かに聞いてよい、ということを明確にしておくことにより、無駄な時間の浪費を防ぐことができます。

 

  • 最後は自らの意思をもって「やる」

スケジュール管理やToDo管理をどんなにシステマチックに行っても、時間の使い方を上手に行う技術をどれだけ知っていても、最後その仕事をその日に行うかどうかは自らの意思と行動にかかっています。あなたが今日やれば今日行うことができ、あなたが明日に先延ばしするなら明日に先延ばしになります。スケジュール管理やToDo管理の技術を身に付けることは必要ですが、そこからは自らの意思をもって1日1日仕事を行っていきましょう。

 

2-5-2.ツールによる時間短縮

  • WEB会議

例えば複数拠点がある会社の場合、社内会議で本社に移動することは大きな時間がかかります。もちろんリアルで会議をすることが必要な場合もありますが、簡単な打ち合わせレベルであれば、SkypeなどのWeb会議で十分な場合も多くあります。

また、お客様との打ち合わせの場合も、訪問する必要がない打ち合わせであればWeb会議の実施を行うことが可能です。お客様に依頼をすれば、お互いの時間短縮となるため、Web会議を快諾して頂けるお客様も多くあります。

 

  • ノートパソコン・タブレット・WiFi接続

ノートパソコンやタブレットを持っていない営業担当者が、これを所持して社外でも仕事ができるようにすると大きな時間短縮になります。また、その端末をWiFi接続してインターネットに繋げると、さらなる時間短縮が期待できます。もちろん、外部での仕事のやり方や、WiFi活用のルールなどは設けなければいけなくなりますが、それを取り決めるだけの価値がある時間短縮策になることも十分可能性があります。

 

  • PCメールのスマートフォン同期

PCメールとスマートフォンのメールを同期させることにより、簡単なメールはPCを開かなくても返信等が行えるようになりますので、大きな時間短縮に繋がります。

 

  • スケジュールのグループウェア活用

サイボウズやGoogleスケジュールに代表されるグループウェアを活用することにより、大きな時間短縮になります。特に他のメンバーを会議に招集する、誰かと一緒に同行する、といった時に他のメンバーのスケジュールを確認する時に、時間短縮効果を発揮します。

 

  • LINE・Facebookメッセンジャー活用による情報共有

現在はLINEやFacebookを業務活用する企業も多くなりましたが、LINEやFacebookメッセンジャーの活用が無い組織やチームは、これを活用することによりスピード速くタイムリーに情報共有することができます。

 

 

3.まとめ

特に中小企業において、目標達成ができていない原因に実行ができなかった、行動ができなかったという原因が数多く存在します。多くの業務を1人が兼任している、不確定要素が多いなどの要因は考えられますが、実行ができなければ良いも悪いも分からず先に進むことができません。

計画実行の原理原則を理解し、自分との約束の時間をスケジュールに確保することなどの技術も駆使して、立案した計画を必ず実行できるようにしていきましょう。

足場工事作業員のイラスト

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