属人化とは、ある業務の進め方や業務内容などを社内の特定の人しか理解していない状態のことです。
属人化が発生すると、もし業務担当者が休んだり、移動や離職などで職を離れた場合、他に代わりを勤められる人がいないという問題が発生してしまいます。
特に昨今はテレワークへの移行に伴い、社内コミュニケーションの重要性や属人化の深刻さが浮き彫りになったという企業が後を絶ちません。
属人化は対処しなければ一向に改善しないため、放っておけば大きなトラブルに繋がる場合もあります。
属人化の早期解消を試み、合わせて属人化が起こりにくい管理体制を整えていかれることをオススメします！
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営業で属人化が発生してしまう原因は？
営業の属人化はどのような原因から生じてしまうのでしょうか。
属人化が起きてしまう原因は主に以下の3つとされています。
- ノウハウを共有する時間的余裕がない
- 情報を共有するシステムがない
- 個人の成績を守る為にノウハウを共有しようとしない
特に外回り営業の場合は、基本的に外に出て訪問営業しているか、社内にいても資料作成やメール・電話応対に追われ、情報共有する時間が取れない場合も多いです。
また、営業は個々にノルマが課され、達成する事を強く求められます。
成功ノウハウの共有は自分の不利に働くことがないとも言い切れないため、うまく情報共有が進まないといった背景もあるでしょう。
営業は個人に与えられる仕事の裁量が大きく、知識の共有が困難なため、属人化が発生しやすい業種の一つです。
営業の属人化を防ぐためには一体どのような対策が取れるのでしょうか？
営業の属人化を防ぐために効果的な対策3選！
ここからは営業の属人化防止に向けての対策を3つご紹介していきます。
営業の属人化を防ぐために効果的な対策は以下の3つです。
- 業務マニュアルを作成する
- ナレッジマネジメントシステムで情報共有する
- サブ担当者を用意する
一つずつ解説いたします。
営業の属人化を防ぐための対策1：業務マニュアルを作成する
営業の属人化を防ぐための対策1つ目は、「業務マニュアルを作成する」です。
マニュアルを確認すれば誰でも業務を遂行できる状態にできれば、担当者が不在でも対応可能になります。
誰でも出来るような業務はマニュアル化の必要性が低いため、ボトルネックになりやすい業務から優先的に作成してください。
ただ、いきなり完璧なマニュアルを作るのは困難でしょう。
マニュアルを実践する中で修正を繰り返し、わかりにくい部分は指摘してもらうなどして、段階的に完成度を高めていけば問題ありません。
また、言語化が難しい場合は写真や動画などで補完するのも一つの手段ですよ。
営業の属人化を防ぐための対策2：ナレッジマネジメントシステムで情報共有する
営業の属人化を防ぐための対策2つ目は、「ナレッジマネジメントシステムで情報共有する」です。
昨今はテレワーク移行のニーズに合わせ、従業員が持つ知識やノウハウを共有できるようなITツールも盛んに開発されています。
中にはマニュアル作成機能を併せ持つNotePMのようなナレッジマネジメントツールもリリースされているので、導入を検討してみるのも良いでしょう。
ただ、情報共有のシステムさえ作れば属人化が解消されるかと言えば、そう単純ではないため注意が必要です。
みんなが好き放題に情報をアップすれば収拾がつかなくなりますし、知識やノウハウを共有すべき人が情報を抱え込めば属人化は解消しないからです。
どのような情報が必要なのかが明確でなければ、必要な情報は集まりません。
また、営業は各個人がノルマを抱え、自らの地位を守るためにノウハウを共有したがらないケースも多いです。
情報を共有することが不利に働かないよう、属人化の解消に貢献した者には人事評価にプラスの影響を与えるといったメリットも必要かもしれませんね。
営業の属人化を防ぐための対策3：サブ担当者を用意する
営業の属人化を防ぐための対策3つ目は、「サブ担当者を用意する」です。
属人化による不正防止に一定の効果がある対策ですね。
営業ではアポ獲得から商談、クロージングまでを1人の営業が担当するケースも少なくないため、特定の従業員のみがある業務について理解しているという状況が生まれやすいです。
しかし、サブ担当者を用意して強制的に引き継ぐ機会を作れば不正を抑止できるかもしれません。
具体的には5日程度のまとまった期間、担当者を休ませ不在の状態を作ります。
そして、担当者が不在の期間を別の営業に担当させ、権限が特定の個人に集中しないようにするのです。
一つの業務に対して代替できる人間が複数いればスムーズに業務を遂行できるため、まずは一人のサブ担当者を用意。
その後徐々に増やしていくという形で進めていくのが良いでしょう。
まとめ
今回は営業の属人化を防ぐために効果的な対策を3つご紹介しました。
いかがでしたでしょうか。
営業は個人に与えられる権限が大きくなりがちで、業務内容も専門性が高いため属人化が発生しやすい業種です。
必要な情報が共有されるような仕組みや、複数人が業務をこなせる体制を整えることが重要になってきます。
マニュアル作成やサブ担当者の用意、ナレッジマネジメントシステムの活用などの対策によって属人化の解消を試みましょう。
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