営業で使える！ビジネスメールの例文5選。シチュエーション別に紹介

社会人の基礎スキルのひとつであるビジネスメールの文章作成。
先輩たちはすばやく、いとも簡単に書き上げてしまいますが、実際に自分も書いてみると思っている以上に時間が掛かって驚いた、という方もいらっしゃるのではないでしょうか。
先輩たちがすぐにメールの文章を作成できるのは慣れもありますが、文章のテンプレートを用意しておくことで作成の手間を省いていることが大きいです。
あなたもビジネスメールの例文の作成のコツを知って自分なりのテンプレートを持っておけば、必ず効率的にビジネスメールが書けるようになりますよ！

ビジネスメールに文章の上手さは必要ない！

ビジネスメールはあくまで「相手に伝わること」が重要です。
たとえ上手な文章を書いたとしても、メールの作成に多くの時間を費やし、本来やるべき仕事を疎かにしていては本末転倒です。
ビジネスメールはなるべく時間を掛けずに作成するのが望ましいです。

とはいえ、作成のコツを抑えていないとメールの作成に手間取ってしまうのも事実。
作成頻度の低い文章はその都度学んでいくとして、作成頻度の高い文章はパターンを把握しておき、なるべく短時間で作成できるようになりましょう！

営業ビジネスメール基本の型

営業のビジネスメールは基本的に以下の内容から成り立っています。

• 件名
• 宛名
• 挨拶のことば
• 名乗り
• 「謝罪、御礼、依頼、催促、断り」などの具体的な内容
• 結びのことば
• 署名

これらをベースに、シチュエーションごとにプラスアルファの情報を追加するだけなので、パターンを覚えてしまえば実はそれほど難しくありません。

作成に慣れてきたら、たとえば「結びのことば」にはどんな表現があるのかを追求していけば、その分だけレパートリーを増やすこともできます。
そうして徐々に表現を豊かにしていき、相手に合わせて適切な言葉を選ぶことが出来るようになっていけば、相手の心に刺さるメールが書けるようになりますよ。

1.【お礼メール】作成のポイント

お礼メールのポイントは2つあります。

• 件名を明確にする
• 出来る限り早く送る(なるべくその日中)

その他にも、今後の決意や展望を添えて書くとよりお礼メールの効果が高まります。

お礼メールの作成例<打ち合わせ>

件名：〇〇の打ち合わせの御礼

〇〇株式会社
△△様

いつもお世話になっております。
株式会社XXの山田です。

本日はお忙しい中、貴重な時間をいただき、誠にありがとうございました。

△△様からご指摘いただいた◎◎は非常に参考になりました。
今回お聞きしたご意見やご要望をまとめた上で、
◯日午前までに提案させていただきます。

また、ご不明な点等ございましたらご連絡ください。
どうぞ、今後ともよろしくお願いいたします。

2.【依頼メール】作成のポイント

依頼メールのポイントは以下の3つを盛り込むことです。

• 依頼した理由や背景を説明する
• 依頼内容を書く
• 締切を提示する

依頼メールの作成例<製品カタログの送付依頼>

件名：製品カタログの送付依頼

〇〇株式会社
△△様

いつもお世話になっております。
株式会社XXの山田です。
このたび、御社の〇〇という製品につきまして、当社で購入を検討しております。
お忙しい中、大変恐縮ではありますが、
◯日までに製品カタログをお送りいただけますでしょうか。

何卒よろしくお願いいたします。

3.【催促メール】作成のポイント

催促メールを作成する際のポイントは以下の3つです。

• 件名に【再送】とつける
• メールが届かなかったことを相手のせいにしない
• 前回送った本文を記載する

催促メール作成例<メールの返信がない場合>

件名：【再送】製品カタログの送付依頼

〇〇株式会社
△△様

いつもお世話になっております。
株式会社XXの山田です。

先日、カタログの送付をお願いするメールをお送りいたしましたが、ご覧いただけておりますでしょうか。

もしかすると何らかの原因でメールが届いていない可能性も考えられますから、再送させていただきました。
念のため前回お送りしたメールの本文を以下に貼り付けておきます。

いつもお世話になっております。
株式会社XXの山田です。
このたび、御社の〇〇という製品につきまして、当社で購入を検討しております。
お忙しい中、大変恐縮ではありますが、
◯日までに製品カタログをお送りいただけますでしょうか。

ご多忙のなか大変恐縮ですが、よろしくお願いいたします。

4.【お詫びメール】作成のポイント

お詫びメールを作成する際のポイントは以下の3つです。

• 言い訳せずに、素直に謝る
• 不手際が発覚次第すぐに謝罪する
• 今後の対応を説明・交渉する
• 再発防止策を記載する

お詫びメールの作成例<商品の発注ミスを謝罪する場合>

件名：商品発注数間違いのお詫び

〇〇株式会社
△△様

いつもお世話になっております。
株式会社XXの山田です。

このたびは発注数に間違いがあり、大変申し訳ございませんでした。

再度確認しましたところ、発注の際に誤って200個を注文していましたが、実際に必要な個数は180個でした。

原因は注文データの入力ミスによる、人的なものです。
ご迷惑をお掛けして申し訳ございません。
二度とこのようなことがないよう、複数回のチェックを徹底し再発防止に努めます。

今後の対応につきましては、予定より多く発注してしまった20個を返品させていただきたいと考えておりますが、いかがでしょうか。
もちろん送料はすべてこちらで負担させていただきます。
大変恐縮ですが、ご回答のほどよろしくお願いいたします。

このたびは誠に申し訳ございませんでした。
今後ともよろしくお願いいたします。

5.【断りメール】作成のポイント

断りメールを作成する際のポイントは以下の3つです。

• はっきりと断る
• 相手に感謝を伝える
• 代替案があれば提案する

断りメール作成例<商品の購入依頼を断りたい場合>

〇〇株式会社
△△様

いつもお世話になっております。
株式会社XXの山田です。

早速ではありますが、このたびは弊社の製品「◉◉」についてお問い合わせいただき、誠にありがとうございます。

非常に残念ではありますが、「◉◉」は工場側の都合により生産停止することが決定し、弊社にも在庫がございませんのでご用意することができません。

代替品として弊社の商品「◎◎」を提案させていただくことはできますが、いかがなさいますか。
該当商品のカタログを添付しておりますが、もし、「◎◎」についてやその他ご不明な点等ございましたら気軽にお申し付けください。

この度はご期待に沿えず、大変申し訳ございません。
今後ともよろしくお願いいたします。

まとめ

今回は営業で使えるビジネスメールの例文を5つ、シチュエーション別にご紹介いたしました。いかがでしたでしょうか。
今回ご紹介したのは「謝罪、御礼、依頼、催促、断り」の5パターンのビジネスメール例文ですが、それ以外にもたくさんのパターンが存在します。一度にすべてを把握するのは難しいので少しずつ覚えていきましょう。
ビジネスメールを効率的に作成するには慣れやパターンの把握による部分が大きいので、興味のある方は他にどんなパターンがあるのか調べてみてくださいね！