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新規開拓営業における業務体制が整っていない!?~新規開拓営業における業務体制を整えるだけで営業力強化に繋がる~


前回までに新規開拓営業の商品選定と題して、新規開拓営業における商品やサービスの役割についてご紹介しましたが、今回は営業の業務体制というテーマでお話しさせていただきます。

会社の組織として営業を行う際に商品やサービスの質を高めていくことや、営業担当者の商談スキルを磨いていくということも重要です。しかしながら、上記以外にも営業活動における時間をしっかりと割くことができる会社であるということも重要です。

一人の営業担当者が営業活動に割くことができる時間は限定されているにもかかわらず、営業担当者の中には効率よく営業を行う担当者とそうではない担当者がいます。

私たちのお客様からもよくこのような声を頂きます。

 

既存顧客へのサービス提供に時間がとられて新たな営業活動を行う時間がない・・・。

急なクレームの対応に追われることもあり営業に割くことができる時間が短い・・・。

 

このようなことに課題に感じる方であれば営業の業務体制を変えることで、営業活動に対しての効率を大きく改善できる可能性があります。

是非今回のブログをご参考にしていただければと思います。

 

新規開拓営業における業務体制が整っていない!?

今まで既存顧客とのお仕事を中心に行ってきた会社が新規営業活動を行う際に、新規営業における時間を割くことが難しいと悩みを持たれている会社の声を聴くことがあります。このような悩みは会社の大小に関わらず課題として挙げられることも多いです。

 

新規開拓営業に割く時間がないのであれば、新規開拓営業はできないのでは?と感じる方もいるかもしれませんが、私どもお付き合いしているなかでこのような課題に直面しながら新規開拓営業を行っている会社様も多くいらっしゃいます。

 

営業担当者が自ら積極的に新規案件を探して日々活動することができているのであれば、このような悩みを抱えることはないと思いますが、世の中の営業担当者の多くはこのように自分一人の力で能動的に営業活動をすることが難しいと感じているのです。

皆さんの会社の実態はいかがでしょうか?

 

また、新規開拓営業を行っていない会社に関しては、行えていない理由にいくつか共通点があります。

 

・既存顧客の対応に追われてしまい、新規開拓営業に時間を割くことができない

・クレーム対応で振り回されて新規顧客開拓どころではない

・既存顧客からの売上のみでも現状経営に問題がないため、新規開拓営業は行っていない

 

皆さんの会社で新規顧客開拓を行っていないとすると、これらのような課題を横断的に抱えているはずです。

それではこれらのような課題が生じたときにはどのように解決していけばよいのでしょうか?

 

既存顧客の対応に追われてしまい、新規開拓営業に時間を割くことができない

既存顧客の対応に時間が取られてしまうのであれば、営業活動を重点化すべき顧客とそうでない顧客の仕訳を行い、売上拡大余地のある顧客に営業活動を集中させる必要があります。

営業担当者は自身の行きやすいところ、話が弾むところに足が向きます。会社にとって重要な先と営業が行きやすい先が一致しているならばいいのですが、実際は全く逆です。営業担当者は同じ既存顧客ばかりを回ることになり、その結果売り上げが伸びない既存顧客の対応で時間を追われてしまうのです。重要な先との関係を改善して取引の拡大を目指すなら、営業の責任者も時には同席を行い営業を行うということも有効です。

 

クレーム対応で振り回されて新規顧客開拓どころではない

クレームが発生した際には多くの企業では、まずは営業担当者からの迅速な顧客への対応が求められます。それはクレーム発生の要因が営業担当者であっても、要因が営業担当者でない場合にもまずは顧客との窓口を開いた営業担当者が対応していく企業が多いのではないでしょうか?

しかしながら、その処理活動を営業が主体となって行っていたのでは、営業が営業ではなくなってしまいます。例えば営業担当者個人が要因でないケースの場合は、営業担当者以外の部門責任者が対応を行っていく等、分業化を図るという策も有効手段であるといえます。

 

既存顧客からの売上のみでも現状経営に問題がないため、新規開拓営業は行っていない

世の中の会社の中には既存顧客からのお仕事を中心に行っており、新規開拓営業を行う必要はないと考える会社も多くいます。私たちもこの考えを否定するつもりはありません。今目の前で仕事が安定していて、企業の経営状態に支障が出ていないのであればそれは、無理に新規開拓営業を行う必要もないと思います。

しかし会社組織全体の成長ということを考えたときには、既存顧客とのお仕事のみでは限界値があるといえるでしょう。

そして、新規開拓営業を行うことを将来的にも視野に入れているのであれば、既存顧客中心の営業担当者の中でも、常に市場全体、業界全体の動向を把握して営業活動をしている担当者を育成、教育していく必要があるのです。

 

新規開拓営業に割くことができる時間が少ない!

私たちのお客様の中にも新規開拓営業への時間がなかなか取れないと悩まれている会社が多くいます。

具体的な事例を用いてどのような失敗ケースがあるかを紹介していきます。

 

新規開拓営業の失敗事例1~営業活動にかかる時間を想定していない~

【クライアント情報】

企業名:株式会社A社

業種:運送業

アプローチ内容:健康食品メーカーや化粧品メーカーに対して梱包・出荷業のアプローチをしていく

【ターゲット】

業種:製造業

規模感:従業員数300名以下

エリア:愛知県

【営業代行サービスでの課題】

株式会社A社は、企業で製造する商品の梱包から出荷までを一貫して行っている会社です。この会社では基本的に今まで大手運送会社の下請けとして倉庫貸しから、発送商品の梱包から出荷までを行ってきました。元大手運送会社で働いていた優秀なスタッフ3名を中心に納品までのスピードや物流費削減に向けて提案することに強みを持っていたのです。

しかし、売り上げの大半を占める大手運送会社の事業縮小に従って売り上げが大幅に減少したことから、下請け仕事だけではなく直接エンドユーザーとの仕事を増やしていきたいと考えていました。そこで営業代行会社を使いエンドユーザーに対する新規開拓営業を行っていくことにしたのです。

株式会社A社は営業代行サービスを活用し新規商談を行っていきました。社長自らが営業を行うということで月々訪問できる新規営業件数は多くて1~2件でしたが、地道に営業活動を行っていこうと考えていましたがなかなか思うように受注数は伸びていきませんでした。このような状況を株式会社A社は悩みに感じていました。

【新規営業が上手くいかない理由】

株式会社A社は企業で製造する商品の梱包から出荷までを一貫して行うことで運送コストを削減することが得意な会社です。下請けで請ける仕事の多くも社長自らが経営以外に現場での仕事にも携わっており、現場で抱えているスタッフの数も最小限に抑えることで実務にかかるコストを最小に抑えるという事業モデルでした。

株式会社A社のコストパフォーマンスは高く、社長自らが現場の指揮もとっていたため、大手運送会社からの信頼も厚い状況でした。

しかしながら新規開拓営業を行うにあたってはこのことが足かせとなり、先方の急な要望に対しても、社長自らが直接対応せざるを得ないケースが多くありました。弊社からご紹介させていただいたアポイントに関しても、既存顧客からの急な依頼により、アポイント日時の変更依頼が多く、新規開拓営業に対して十分に時間を確保できているとは言えない状況でした。

また、一度訪問した営業先に関してもフォローを十分に行うことができていないなど、社長自身も新規開拓営業に集中するということができていなかったのです。

新規開拓営業においては、少しでも良い印象を持って商談に臨むことや、商談後のフォロー体制の構築ができていないということは、やはり結果として顕著に表れてしまうのです。

新規開拓営業に取り組むということも大切なのですが、むやみやたらにアポイントに訪問すればよいというものではなく、新規開拓営業における営業時間の確保がしっかりとできるということを前提に行動していくことも重要であるといえます。

 

新規開拓営業の失敗事例2~既存顧客へのサービス提供との比較~

【クライアント情報】

企業名:株式会社B社

業種:乳製品製造業

アプローチ内容:飲食品メーカーや飲食店舗運営本部に向けて自社乳製品の活用提案を行っていく内容です。大手企業に比べてお客様の細かなニーズに合わせた商品を提供しており、サンプル納期も短く対応面に柔軟性がある。

【ターゲット】

業種:食品メーカー、飲食店舗運営本部

規模:従業員数50名以上

エリア:関東、関西、東海

【営業代行サービスでの課題】

株式会社B社は、食品メーカーや飲食店舗運営本部に向けて自社乳製品の活用提案を行っている会社です。ただ言われた通りの品を提供している会社というわけではなく、お客様が本来必要としているニーズに対して、細かな対応や商品展開を行うことを得意としています。

商品の品質管理に関して、社内検査体制は大手他社企業と比べても引けを取ることがなく、質の良い商品をより良い商品へ展開させるために中小企業を中心にサービス展開を行っている会社でした。

今までは社長や知り合いやお客様からのご紹介で新規商談の話がくることが大半でしたが、それだけでは受注が安定しないこともあり、営業代行を使った新規開拓営業を行っていくことになりました。

営業代行を使ったことでアポイント獲得は順調にできているのですが、商談をするなかで受注が上手くできないことが課題になっていました。

株式会社B社はこのような状況に頭を抱えていました。

【新規営業が上手くいかない理由】

株式会社B社の新規営業が上手くいかない要因は何でしょうか?

株式会社B社はお客様が本来必要としているニーズに対して、細かな対応や商品展開を行うことを重要視してお客様の対応を行ってきたため、初回のサービス提供後のアフターフォローも手厚く行っていました。

しかしこの点が営業担当者にとっては新規営業の足かせとなり、既存顧客へのサービス提供やフォローに力を入れるあまり、新規開拓営業における準備やフォローに対して十分に時間を割くことができていませんでした。

今まで紹介中心の営業スタイルであった株式会社B社の営業担当者は、ニーズがある先に対して、相手の課題も事前に把握した状態で当日の営業活動を行っていました。

しかしながら今回は電話を活用した能動的な営業であるため、訪問当日に行うヒアリング能力やより相手の課題に焦点をあてた提案材料の調査や資料準備が必要となります。

今までの紹介営業と同様の営業内容では受注率は上がっていくことはありませんが、このように新規開拓営業における結果が出ないことに対して、既存顧客へのサービス提供に逃げてしまい、新規開拓営業における課題解決が後回しになってしまうケースも多くあります。

 

営業における時間の効率化を図る!?

これらの失敗事例のように新規開拓営業に時間が割くことができていないことが要因で、なかなか成果に繋がらないという企業は多くいます。取り組み方を変えずにそのまま営業活動を継続したとしても、短期的に成果をあげることは非常に難しく、営業業務全体の仕組みを再構築していく必要があります。

ここでは新規開拓営業に時間を割くことができなかった企業様がどのように解決策を実施しているかをご紹介していきたいと思います。

 

新規開拓営業の成功事例1~営業活動業務における優先順位を決める~

【クライアント情報】

企業名:株式会社C社

業種:人材派遣業

アプローチ内容:製造業や運送業に対して軽作業スタッフの派遣業務を行っている会社です。製造物流専門の派遣会社で他社に比べて専門分野で能力の高い人材のご紹介を得意としている。

【ターゲット】

業種:製造業、運送業

規模:200名以下

エリア:関東

【営業代行サービスでの課題】

株式会社C社は、製造業や運送業に対して派遣スタッフの紹介を行っている会社です。

軽作業から資格がいるようなスタッフまで製造業、運送業に特化して人材の紹介事業を行っています。すでに派遣スタッフを抱えている企業に対して、営業代行を使った新規開拓アプローチを行っていきました。

人材派遣を活用している会社は複数社の人材派遣会社と既に契約していることも多いですが、時期によっては派遣スタッフの人数が足りないということで、新たに派遣会社との付き合いを増やしていきたいと考えている企業のニーズはあります。

新規開拓営業に関しては一人の担当者が一任され対応していましたが、すでに取引のある企業へのフォローも同時に任されていたこともあり、繁忙期には新規営業のアポイントもストップするほど新規営業に関して時間を割くことができておらず、受注数もなかなか安定することがありませんでした。

株式会社C社の営業担当者はこのままの時間の使い方では新規営業からの受注も伸びていかないのではないかと不安に感じていました。

【新規営業が上手くいった理由】

日本国内では人材不足がうたわれている中、人材派遣のニーズは確実に存在しています。また、中長期的に活用してもらいたいという派遣会社側の想いと、必要なタイミングでしっかり人を手配してくれることと、短期活用でも柔軟に対応してくれる派遣会社が市場からは求められています。

しかしながら、新規の会社が既存の会社に比べて優先順位をもって活用してもらうためには、常日頃からフォローを十分に行ったり挨拶回りに伺ったり時間と労力がかかるのです。また、一度お付き合いをしたからといって次のタイミングではまた新たな会社と付き合いを始められる可能性もあるとすると、初回提案内容やその後のフォロー体制の構築は安定するまでは必須なのです。

株式会社C社の営業担当者は、既存顧客への対応に時間が取られていることから、このように新規営業を行っていた企業へのフォローが十分に行えていないことを課題と感じていたことから、日々の業務内容を整理し、自分自身が行うべき業務の優先順位を決めた上で、既存顧客や過去見込み客に対してフォロー業務を一部別の担当者に任せることに決めました。

新規営業における時間を確保したことで、市場ニーズに対して新規営業にも定期的なフォロー体制を整えることができたことで、新規営業を行った先から人が必要なタイミングで仕事の相談をいただく機会も増えていきました。又、既存顧客や過去の見込み客へのフォロー体制を整えたことで、同時に過去にアプローチしていた見込み客に対しても効率よく営業フォローを行う手段としてメルマガや見込み客フォローレターを活用することで業務効率向上にも繋がりました。

営業業務における業務体制を見直したことで、新規開拓営業に成功した事例といえます。

 

新規開拓営業の成功事例2~仕事ができる人になるために必要なテクニックやスキルを学ぶ~

【クライアント情報】

企業名:株式会社D社

業種:ポスティング代行サービス業

アプローチ内容:一般企業をターゲットにポスティング代行サービスを行っている会社。店舗集客や人材募集の案件に対してポスティング事業を提案していきます。

【ターゲット】

業種:BtoC向けのサービス展開企業、広告代理店

規模:50名~300名

エリア:関西エリア

【営業代行サービスでの課題】

株式会社D社は、ポスティング代行サービスを行っている会社です。今までは主に広告代理店からの案件依頼が多く、求人広告から集客用のチラシの配布などを行っていました。しかし、広告代理店からの仕事だけでは利益率も悪いこともあり、エンドユーザーーに対しての営業も増やしていきたいと考えていました。そこで営業代行を活用したアプローチで広告代理店、エンドユーザーへの2軸で新規開拓営業を行っていくことにしました。

株式会社D社は立ち上げ5年の会社であり、会社の実績としてはまだまだ名の知れた企業には劣っていましたが、提案先に対しての反響に関しては同業他社からも評価されるほどの仕事の質にはこだわってお仕事をされています。

社長の知り合いからのエンドユーザーへの営業経験はありましたが、電話営業からの新規営業のノウハウは無かったため今回の営業代行サービスにおいても、電話営業を活用した新規営業活動のノウハウの構築という目的も持っていました。

しかし、実際にノウハウを構築する以前に今回の新規営業からなかなか受注に繋げることができませんでした。株式会社D社ではこのような状況に悩んでいました。

【新規営業が上手くいった理由】

株式会社D社は今まで広告代理店を中心とした営業活動を行っており、直接エンドユーザーへ能動的に営業活動を行ったことはありませんでした。営業担当者は個人で各々営業先を管理していたため、営業活動における取り決めは特に行っていませんでしたが、営業担当者が提案からサービス提供後のフォローも一貫して提案することを強みに広告代理店にはアプローチを行ってきました。

株式会社D社の失敗は、この一貫したサービス提供における営業担当者の仕事量に差があるということでした。営業成績の良い営業担当者は既存のお客様へのサービス提供に時間が取られてしまい、実際に新規商談を多く対応していたのは比較的時間が取りやすい営業経験の浅い担当者だったのです。

そこで株式会社D社では、営業成績の良い営業担当者に既存顧客への営業マニュアルの作成を作成してもらい、既存顧客への対応を経験の浅い担当者を中心に対応させることで既存顧客への対応を分業化すること決めました。

営業成績の良い営業担当者に新規開拓営業を経験させる機会を増やしたことで、あらためて新規商談における課題が明確となり、営業改善スピードが上がったことで、徐々に営業成果が出てくるようになりました。

新規商談前の準備や商談時のトークに関しても、実際に営業活動を行いながら作成をすることで、電話営業からの新規開拓営業における自社のノウハウも身につけることができていきました。

営業の業務体制を整えるとは!?

新規開拓営業を行う際には、実際に新規開拓営業に掛けられる時間を事前に想定しておくことが必要です。営業担当者が既存のサービス提供にどの程度時間を取られているか、新規開拓営業における準備やその頻度に割くことができる時間を把握しておくべきなのです。

新規開拓営業を行うにあたり、その準備や頻度に対して時間を十分に割くことができていない企業に、大きな成果が現れることは少ないでしょう。

それではここからは弊社が考える新規開拓営業における最適な業務体制についてご紹介していきたいと思います。

 

訪問前に営業がすべき事前準備、訪問後のフォロー体制

新規開拓営業における最適な業務体制を考える際に、新規商談の事前準備に時間を割くことができているか、訪問後のフォロー(2回目の訪問時以降も含む)できているかという基準があります。

過去のブログにも記載をしたことがありますが、初回訪問前には、相手の会社のことを調べ、訪問をするための資料を準備していきます。訪問先のWebサイトを簡単にチェックするというものから、調査会社のデータをしっかりとチェックして、資料を準備することもあります。商談の重要性や大きさにより判断していくことが必要です。

具体的に準備をする必要があるものは、会社概要、商品・サービス内容、訪問先に合わせた事例・実績資料の3点です。

特に訪問先に合わせた事例・実績資料の準備は重要であり、訪問先に合わせた事例・実績を用意することで、こちら側の話を聞いてくれるかどうかが決まるといっても良いと思います。

そして、訪問後のフォロー体制の構築です。

こちらも短期見込み客、長期見込み客によってそのフォロー体制は異なりますが、多くの企業がこのフォロー体制の構築を怠っているのです。新規商談後のフォローの重要性はどの企業でも必要であると返答が来ますがなぜ対応できていないのでしょうか?

それはどの企業にも共通することで労力と時間を割く割には効果が見えにくい、または長期化しやすいためです。

目の前の既存のお客様や新規のお客様を目の前にすると、一度新規商談を行った企業に対してのフォローが後回しとなってしまうのです。

しかしながら新規開拓営業を行う中でこのフォロー体制の構築というのは必須であり、短期見込み客、長期見込み客の振り分けをしっかりと行い、定期的にフォローができる体制を構築することも重要なのです。

 

営業担当者の時間の使い方

優秀な成績を残している営業担当者は時間の使い方が上手であることが多いです。全体の仕事量を見渡してから、どこに最も時間をかけるべきかの優先順位を判断していきます。営業成績に反映することがない作業には、多くの時間や労力をかけることが少ないのです。

営業担当者の中には既存顧客へのフォローに時間をかけすぎていたり、新規商談前の資料の準備を時間を費やしてしまう方も多いですが、優秀な営業担当者は時間の使い方には厳しく、隙間時間や移動時間の間も無駄にすることなく、効率を売上を図るためにはどのように業務に取り組むと良いか?ということを意識的に行っています。

営業の業務体制を整える際に最も効率がよいのは、このように動いている営業担当者のノウハウや考え方を社内の営業担当者の育成コンテンツとして活用するということも有効です。

 

営業効率を高める

現在世の中には営業効率を高めるツールは多くあります。弊社がご案内している営業代行サービスも営業担当者の負担を減らすための手段を提供しているのですが、名刺管理ツール、営業管理ソフトやMAツール、オンライン商談ツールなど業務効率を上げるためのツールは多くあります。

これらのツールも必要に応じて有効に活用を検討していくことも重要です。

 

まとめ

今回のブログでは新規開拓営業における業務体制についてご紹介させていただきました。新規開拓活動を行っていきたい、すでに行っているが営業体制の構築に困っているという方は是非今回の内容を参考にしてみてください。

今回紹介したように営業の業務体制の構築における考え方は、新規開拓営業だけではなく既存顧客へのサービス提供やフォロー体制の見直しにもなるため、業務効率を上げていきたいという方には取り組んでいただきたい内容も詰まっています。

今回のブログの内容を通して、皆さんの新規開拓営業に対してお役に立てればと思います。

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