ここ数年ペーパーレス化というキーワードをよく聞くようになりましたが、特に2022年に「電子帳簿保存法」が改正され、政府としてもペーパーレス化を推進していることを受け、企業においてもその傾向が加速しています。
この「電子帳簿保存法」や「e-文書法」により、それぞれ対象とする文書は異なるものの、企業として様々な部門でペーパーレス化を進めており、営業や営業事務においても避けて通れないものとなっています。
特にリモートワークが普及している現在ではペーパーレス化することでのメリットも多く出てきています。
営業事務をペーパーレス化するメリットとは
営業用の補助資料、見積もり書、契約書など多種多様な書類を扱う営業事務にとって、ペーパーレス化が進むことで大きく2つメリットがあります。
1点目は働き方の柔軟性や業務効率化など働く環境のメリット、2点目は持続可能な企業としてのメリットに関するものです。
メリットを見ると、ペーパーレス化をすることが目的ではなく、これらメリットを享受することを目的とした手段の一つであることは自明ですね。では、順に見ていきましょう。
働く環境に対するペーパーレス化のメリット3つ
まずは働く環境に対するペーパーレス化のメリットを3つご紹介いたします。
①無駄な作業の削減
保存文書に関する法律が一部変更され、必要なデータや資料を電子化することで保存文書の定期的な管理が不要になります。
具体的には、定期的な倉庫の整理が不要となるわけです。
また、データの一括管理がクラウド上で行われることで、情報の共有、蓄積、検索などがスムーズになります。
例えば過去の参考資料を確認する場合の作業時間が大幅に削減できることは容易に想像できます。
②業務効率の向上
ペーパーレスで必要なデータや資料を電子化することで、書類作成後の確認、プリントアウト、引き渡しなどの工数を削減できるため、営業活動をする外勤者との連携がしやすく即時性のある対応が可能となり、業務効率が格段に上がります。
修正、アレンジも随時行えるようになることも効率的でしょう。
③柔軟性のある働き方を実現
ペーパーレス化が進むことで、オフィスでなくても営業や他部門、他社とのやり取りをストレスなく交わすことが可能となります。
リモートワークの環境を整える必要はありますが、初期投資に対する働き方の柔軟性が上がるメリットは大きいと言えるでしょう。
持続可能な企業としてのペーパーレス化のメリット2つ
次に持続可能な企業としてのペーパーレス化のメリットを3つご紹介いたします。
①コスト削減
ペーパーレス化はプリントにかかる紙、プリンターインク代などの費用が抑えられるため、コスト削減に非常に有効です。
また、余剰分の紙資源のリサイクル費用を抑えることにもつながります。
さらに、保管文書の削減により、それらの保管場所となる倉庫が不要になります。オフィスのランニングコストの削減につながったり、倉庫をより生産性の高い場所として利活用できる可能性が拡がります。
ペーパーレス化に限らず、オフィスでは代替がきくものは順次コスト削減することが求められるでしょう。
②環境保全
紙資源の削減は、環境にも良い影響が見込まれます。企業がSDGs推進を求められる今だからこそ、こうした取り組みはお客様、株主らに対するメッセージとしても企業価値を上げるものとなります。
まとめ
今回は営業事務のペーパーレス化によるメリットについて解説してきました。
ペーパーレス化自体は手段の一つで、その目的はメリットにあるということがお分かりいただけるかと思います。
ペーパーレス化を進めることで、より企業としての価値を上げることと共に、一人ひとりの効率的で柔軟な働き方を実現していきましょう。
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